Wir bringen Ordnung in Ihr System
Digitalisierung und Dokumentenmanagement – sicher und zukunftsorientiert, zeitsparend und effizient.
Wir digitalisieren und archivieren Ihre Geschäftsunterlagen (Lieferscheine, Rechnungen, Aufträge, Personalunterlagen, ...) als revisionssicheres Archivgut. Anschließend gehen die Papierdokumente zurück zu Ihnen oder direkt zu unserer professionellen Aktenvernichtung in den Werkstätten.
Ansprechpartner:
Frank Rupprecht
Tel. +49 (0) 2764 26133 2730
Mail: frupprecht@caritas-olpe.de
Unsere Leistungen:
Wir bieten Ihnen individuelle Dienstleistungen und Lösungen rund um das Themengebiet Akten-Digitalisierung an. Ihre papierbasierten Geschäftsunterlagen wir z.B. Lieferscheine, Rechnungen, Produktionsaufträge, Personalunterlagen, Zeichnungen oder Bauunterlagen digitalisieren und archivieren wir als revisionssicheres Archivgut.
Hierfür stehen 11 EDV-Arbeitsplätze mit 2 Hochleistungs-Produktionsscannern (bis 30.000 Blatt pro Tag) zur Verfügung. Die Verarbeitung Ihrer Dokumente erfolgt nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Hierzu gehört u.a., dass die Mitarbeiter regelmäßig unterwiesen werden und die Verarbeitung Ihrer Daten in separaten Netzwerksegmenten erfolgt, die keinerlei Zugriff von und nach außen erlauben. Der Zutritt zu diesem Bereich ist nur autorisiertem Personal möglich.
1. Vorbereitende Maßnahmen
· Beratung und Hilfestellung bei der Archivierungs- und Indexierungsplanung
· Datenschutzgerechter Abholservice Ihres Beleggutes im eigenen Kofferfahrzeug mit mobiler Auffahrrampe sowie verschließbaren Sicherheitsbehältern
· Prüfung des Materials auf Heft- und Büroklammern, Haftnotizen, eingerissene Seiten, Heftstreifen, unterschiedliche Papierformate etc.
2. Scannen
Das zu digitalisierende Beleggut wird mit Hochleistungsscannern mit Ultraschall-Doppelblattkontrolle mit 150dpi gescannt und in der Regel im Dateiform PDF-A gespeichert. Andere Formate und Auflösungen sind jederzeit möglich. Die erste Qualitätskontrolle erfolgt manuell nach dem Scanvorgang. Bei unzureichender Qualität des Scanergebnisses wird zur Ergebnisoptimierung das betroffene Dokument mit veränderten Parametern erneut gescannt. Größere Vorlagen (z.B. Baupläne und Bauzeichnungen) sind bis DIN A3 möglich.
3. Indizieren
DigitalPlus bietet das Indizieren (z.B. Suche nach Schlagworten) nach Vorgaben des Kunden an.
4. Archivierung auf Datenträger
Die digitalisierten Daten werden nach Kundenwunsch auf verschiedene Datenträger (CD, DVD, USB) gespeichert. Optional besteht auch die Möglichkeit der Speicherung in einer Cloud.
5. Kontrolle
Die gespeicherten Daten werden nach Kundenwunsch bis zu einer 100%-igen Qualitätskontrolle mit den Originalen verglichen.
Sächliche Ausstattung:
- Canon Hochleistungs-Produktionsscanner (bis zu 30.000 Blatt pro Tag)
- Kyocera Office-Allrounder für DIN A3-Formate
- HP Laser Farbdrucker
- LENOVO Super-Multi-Brenner
- Ergonomisch einstellbare EDV-Arbeitsplätze
- Geschlossenen Kastenwagen mit mobile Auffahrrampe
- Verschließbare Datenschutzbehälter
